Пpилoжeниeтo Digital Office e разработка изцяло на Yettel България. Създадено е преди около 5 години с няколко базови функции, насочени към дигитализирането на административните процеси първоначално само в телекома. С течение на времето и с усъвършенстването му инструментът става подходящ и за други компании. За предимствата на продукта разговаряме със Стефан Димитров, мениджър на дигитални продажби и маркетинг, в Yettel.
Разкажете как се роди идеята за приложението Digital Office и как се разви то във времето?
Основната цел за създаването на Digital Office бе да оптимизира и дигитализира вътрешните процеси в голяма компания като нашата. Продуктът представлява мобилно приложение, което дава възможност за много бърза комуникация с всички служители в една компания. В Yettel над 95% от служителите ни го ползват като основен комуникационен канал. Това е мястото, откъдето се информираме за нови неща, лecнo комуникираме с колегите и същевременно aдминиcтpaтивните пpoцecи са максимално облекчени, cъчeтaвaйĸи ги c yдoбcтвoтo да ги yпpaвляваме c няĸoлĸo клика от телефона в джоба ни. Така се роди и слоганът “Сложи офиса в джоба си”.
Погледнато на макрониво, пpeдизвиĸaтeлcтвaтa пpeд бизнeca като цяло cтaвaт вce пoвeчe, нo дигитализацията е пътят и начинът зa oптимизaция нa paбoтните пpoцecи. Именно тaĸoвa peшeниe дава Dіgіtаl Оffісе, ĸато cъздaвa ycлoвия зa подобряване на вътрешните комуникации и намаляване на административната тежест.
Какви са най-предпочитаните от служителите и от бизнеса функционалности на приложението Digital Office?
Основните функционалности, които предлагаме на нашите бизнес клиенти, са достъпни в различни модули, които адресират конкретни нужди в живота в дадена компания.
Модул “Новини” е най-харесваният от служителите, защото е един от начините да ангажираме хората с корпоративния живот. В него се споделят новини за събитията, случващи се в компанията. Модул “Контакти” е също много полезен, тъй като големите компании по много структуриран и лесен начин могат да намират информация в кой отдел работи даден служител, с какво се занимава, на кой телефон и имейл е достъпен. Вместо информацията да се търси в Excel таблица или подобни системи, приложението лесно предоставя нужния контакт. Модул “Оферти” също много се ползва. В големите компании има преференции за служителите, информация за отстъпки в различни бизнес компании в България, така че всеки служител може да влезе в модула и преди да отиде в даден магазин, да провери дали като служител би ползвал отстъпка там.
През модул “Събития” служителите могат да следят и да се записват за събития в компанията.
Има още много и различни модули – “Оферти”, “Анкети”, “Процедури”, които помагат на клиентите да оптимизират вътрешните си процеси, каквато е и целта на едно такова приложение, и наистина да влязат в дигиталните процеси и бизнес. Нашият опит ни показа, че това приложение става основен инструмент за всеки служител в компанията, който дава бърза, лесна, двупосочна връзка с всички служители, когато са хоум офис или има екипи на различни локации.
Какво е най-новото, което предлага Digital Office?
Последната ни разработка като функционалност е “Електронен подпис в Digital Office”. Този модул наистина дигитализира изцяло вътрешния процес за подписване на важни документи между работодател и служител, това се извършва изключително и само в приложението. Решението за подписване в Digital Office дава възможност за заместване на традиционния процес по връчване и подписване на документи на хартиен носител, като дигитализира и улеснява тяхното изпращане, получаване и подписване. Чрез Digital Office служителите могат да получават и подписват дори документи, които представляват част от трудовото им досие, тоест наистина се решава проблемът с разнасянето на хартиени копия или нуждата служителят специално да дойде в офиса, за да получи или подпише даден документ.
Например, когато трябва да се наеме нов служител и да се подпише договор с него, това може да се извърши през дигиталния офис. Връчването и електронният подпис чрез Digital Office са разработени в съответствие с изисквания на законодателството, а работодателят и служителят получават електронни екземпляри от връчените и подписани документи. Всичко се случва много бързо и лесно и в дигитална среда, което пести време на компанията.
Скоро ще предложим и услугата Отчитане на бизнес пътувания. Използвайки мрежовите данни на Yettel, служителите на една компания ще могат да отчитат локацията си по време на командировки.
Какви други предимства дава Digital Office на бизнеса и има ли ограничения за ползването му?
Предлагаме на пазара Digital Office от година и половина. Вече имаме доста го-леми компании, които ползват нашето приложение. Най-подходящо е за средни – с над 50 служители и големи компании, които са с повече служители. Имаме клиенти със 100 служители, имаме и с 3000.
Няма ограничения за ползване на Digital Office – достъпен е както за абонати, така и за не абонати на Yettel.
Предимството този продукт да излиза от нас е, че ние го ползваме за нашите нужди, знаем как приложение-то би работило в голяма компания като нашата, как служителите биха го ползвали и какво им е интересно, така че те наистина да намерят добавената стойност за себе си.
Концепцията е да създаваме пакети от модули според клиента – може да е обикновен, може да има необходимост от интеграция със системите на съответния бизнес според неговите нужди. С всеки клиент работим индивидуално, за да му доставим това, от което има нужда, което би работило за неговия конкретен случай. Например в модула за подписване може да се подписва всичко, което за клиента е важно и специфично за бизнеса му – договори, документи, приемо-предавателни протоколи, фактури и др.
Същевременно ние отговаряме за техническата поддръжка на приложението. Стриктни сме в техническата сигурност и съответствието с европейските и националните изисквания за защита на данните, в това число GDPR. Това особено се цени от клиентите – да имат сигурността, че голяма фирма стои с името си зад това решение.
