Дигитализацията сега се коментира много, можете да чуете много ярки прогнози, да се говори за отлични перспективи. Но предприятията са по-заинтересовани от практически въпроси: какво дава, какви цели трябва да се определят, откъде да започне, според кои показатели да се оценят резултатите и т.н.
Експертите са на мнение, че дигитализацията е необходима на компаниите, за да оцелеят на пазара на цифровата трансформация и са предложили подходи и методи за осъществяване на такива проекти.
Дигитализацията – модерна дума или спешна необходимост?
Преди да се разгледат целите и оценките, е необходимо да се определи какво е дигитализацията и как тя се различава от традиционната автоматизация с помощта на ИТ, които предприятията се занимават от много години.
Тук мненията на експертите са разделени. Някои вярват, че дигитализацията е просто модерна дума, а всъщност има естествен еволюционен процес, свързан с развитието на ИТ, който е преходът от остаряла офисна организация към по-модерна.
Експертите смятат, че за клиентите дигитализацията е един вид непрекъснат процес, донякъде подобен на еволюцията: „Препоръчваме на клиентите да създадат план за бъдещето. Не е задължително това да се нарича дигитализация, например може да бъде оптимизация на бизнес процесите на една компания, но обикновено с използването на цифровизация“.
Но не всички са съгласни, че дигитализацията е просто дума. Те смятат, че ако по-рано, а понякога и сега, цифровизацията се възприема по-скоро като метод за автоматизиране на процесите. Сега този термин все повече придобива нюанси на системна трансформация на бизнес процесите, необходими за една компания. остава на пазара и е конкурентоспособна. Поради това дигитализацията на офиса става необходимост, целяща повишаване на ефективността на вземането на решения.
Както често се случва, истината е някъде по средата. Според някои експерти термините „дигитализация” и „цифрова трансформация” могат да бъдат до известна степен наложени от маркетинга, но във всеки случай се случва еволюционно движение и започва нов етап в развитието на информационните технологии.
Този нов етап е свързан с прилагането, заедно с традиционните ИТ инструменти на нови технологии, които се разпространиха не толкова отдавна: изкуствен интелект, роботизация, chatbots, оптично разпознаване, Big Data. Тези иновации предлагат нови възможности, които трябва да се вземат предвид при планирането на проекти за дигитализация.
Важно е организациите да използват напреднали ИТ инструменти, които й позволяват да бъде гъвкава и динамична. Това влияе на тяхната конкурентно способност и дава възможност бързо да реагират на клиентите. Освен това, не трябва да забравяме, че пазарът на труда се променя и новото поколение идва на работа, родено, така да се каже, с притурка в ръка. Следователно всяка организация трябва да се опита да бъде привлекателна за такива служители.
Новото поколение служители трябва да бъдат мотивирани и създадени в такава среда, че да могат да работят ефективно. Освен това се променят не само технологиите, но и подходите за работа. И колкото повече организациите инвестират в оптимизация на управлението и технологиите, толкова по-бързо те стават лидери.
Как да се изчисли възвръщаемостта?
Както вече беше отбелязано, цифровизацията обещава повишена оперативна ефективност, оптимизиране на ресурсите и други ползи. Но как да се преведат тези абстрактни понятия в конкретни показатели, които да бъдат разбираеми за ръководството и самите служители?
Най-разбираемият критерий са финансовите показатели. За популярността на този критерий свидетелства анкетата, направена на големи компании на тема оценка на ефективността на дигитализацията. Оказва се, че основно компаниите оценяват влиянието на такива проекти върху фонд заплащане на труда, т.е. как технологиите могат да оптимизират броя на служителите или да разпределят задачите вътре в организацията.
Така например се оказа, че средно един робот може да замени 4.5 напълно натоварени служители, а сред отраслите, от гледна точка на роботизацията, напред е телеком, където в call-центровете вече са въведени роботи, които изпълняват работата на служителите, следвани от търговците на дребно и банките.
Така, благодарение на дигитализацията, се появи нов начин за спестяване на заплати. По-рано имаше тенденция за преместване на служителите в регионите, защото това е по-евтино, но сега има съкращения. Това води до факта, че хората, които преди това са участвали в рутинни операции, трябва да променят фокуса
Има и други начини за спестяване. Клиентите поставят пред компаниите определени цели. Например искат да станат по-бързи и по-мобилни, да получат средства за комуникация, групова работа и вземане на решения и след това да оценяват разходите, като намаляват времето, необходимо за вземане на решения, разходите за пътуване и др.
Някои фирми имат система за централизирано управление и събиране на статистически данни за използването на заседателни зали, което ни позволява да оценим ефективността на използването на работното пространство. И тъй като цената на квадратен метър на офисът е известна, лесно можете да се изчисли финансовата възвръщаемост.
Въпреки това не всички проекти за дигитализация могат да бъдат оценени по отношение на финансовите резултати. Има и други също толкова важни показатели. Собственик на компания споделя: „Ние поставяме показатели за такъв план: в мащаба на цялата организация, намаляване разходите за комуникация на всички нива, т.е. ако въведем нова платформа за бизнеса, тя трябва да осигури комуникация с клиентите и вътре в компанията по-удобно, стабилно и сигурно. Това са основните критерии, по които оценяваме дали има смисъл да внедряваме нещо“.
Друга цел, за която компаниите се занимават с дигитализацията, е да опростят и ускорят бизнес процесите. Тук те могат да използват технологията на разширената реалност, която позволява да се направят процесите по-разбираеми за служителите и по този начин да се подобри тяхната работа.
Важен показател за оценка на въздействието на дигитализацията на офисите е скоростта на взаимодействие, която влияе върху броя на обработените заявки, обажданията, обслужваните клиенти и в крайна сметка на обема на продажбите.
